Scrivere un'email in inglese: formule e modelli

Scegliere il grado di formalità

Un'email professionale non è necessariamente molto formale. La scelta dipende dal rapporto con il destinatario, dall'obiettivo e dalle consuetudini dell'organizzazione. Per un primo contatto esterno va bene un tono cortese e neutro: un obiettivo chiaro, una richiesta precisa e una conclusione sobria.

In uno scambio personale sono naturali le contrazioni come I am → I'm, un saluto amichevole e le domande sull'altra persona. Le contrazioni sono possibili anche con colleghi che conosci. Per un messaggio ufficiale puoi scegliere le forme complete e formulazioni più formali.

Il saluto e la prima riga

Il saluto è generalmente seguito da una virgola, poi il corpo del messaggio inizia a capo. Dear si traduce secondo il contesto: in una comunicazione professionale corrisponde spesso a «Gentile», non necessariamente a «Caro» o «Cara». Mr, Ms e Dr sono seguiti dal cognome; se non conosci il titolo appropriato puoi usare il nome completo.

Se non conosci il nome del destinatario puoi rivolgerti alla squadra o all'ufficio senza presumerne il genere o lo stato civile. Dear Sir or Madam è adatto alla corrispondenza formale tradizionale; se conosci l'ufficio interessato puoi nominarlo direttamente.

Annunciare lo scopo del messaggio

Nell'oggetto indica il tema del messaggio: Meeting time for 18 November («Orario della riunione del 18 novembre») oppure Question about order 814 («Domanda sull'ordine 814»). Nella prima frase sostanziale precisa l'intenzione: concordare un appuntamento, chiedere un'informazione, confermare o ringraziare.

Formulare una richiesta e fissare un appuntamento

Precisa che cosa desideri ricevere ed entro quando. Could you...? rende cortese la richiesta, ma non sostituisce i dettagli mancanti. Per una riunione internazionale indica il fuso orario e scrivi il mese in lettere: 05/06 può essere interpretato in modi diversi.

Rispondere, allegare un file, scusarsi e sollecitare

Se non puoi soddisfare una richiesta, spiega il vincolo e proponi una possibile soluzione. Un sollecito è più utile quando ricorda l'oggetto della richiesta e fissa una nuova scadenza chiara, anziché dire soltanto «aspetto la sua risposta». Prima dell'invio verifica che il file annunciato sia effettivamente allegato.

Concludere un'email

Nell'ultimo paragrafo indica la risposta attesa o il passo successivo. Fai seguire la formula finale da una virgola, poi firma a capo. Kind regards è una chiusura professionale neutra comune; See you soon va bene per un messaggio personale quando prevedi davvero di rivedere presto la persona.

In una lettera formale britannica tradizionale, Yours sincerely si usa quando il destinatario è nominato e Yours faithfully dopo Dear Sir or Madam. Questo formato non è obbligatorio in tutte le email professionali. Nel lavoro quotidiano la scelta dipende spesso dalle consuetudini aziendali.

Modello di email personale a un'amica

Situazione: un invito a casa con un programma preciso e una domanda sulle preferenze alimentari. Le contrazioni e la richiesta breve Can you...? sono adatte al rapporto tra le due persone.

Subject: Dinner at my place on Saturday Hi Nina, Thanks for your message. I'm glad your new job is going well. Would you like to come over for dinner on Saturday? I'm planning to make vegetable curry, but let me know if there's anything you don't eat. You can come any time after six. We could take a short walk before dinner if the weather is good. Can you let me know by Thursday? I need to do the shopping on Friday. See you soon, Anna

Oggetto: Cena da me sabato Ciao Nina, Grazie per il messaggio. Sono contenta che il tuo nuovo lavoro vada bene. Ti andrebbe di venire a cena da me sabato? Penso di preparare un curry di verdure, ma dimmi se c'è qualcosa che non mangi. Puoi venire quando vuoi dopo le 18. Potremmo fare una breve passeggiata prima di cena se il tempo è bello. Puoi farmi sapere entro giovedì? Devo fare la spesa venerdì. A presto, AnnaCome over significa venire a casa di qualcuno; let me know «dimmi» o «fammi sapere». Il messaggio comprende motivo, invito, dettagli pratici e richiesta di risposta entro una data precisa: la destinataria sa quindi che cosa fare dopo.

Modello di email professionale a un collega

Situazione: spostare una riunione già concordata. La ragione è breve, vengono proposti due nuovi orari e viene indicato il fuso orario. Il tono professionale neutro è adatto a un collega conosciuto.

Subject: Request to move our project review Hello Daniel, Could we move our project review from 10 a.m. to 2 p.m. on 18 November? I need to join a customer call at the original time. If 2 p.m. is not convenient, I am also available at 4 p.m. Both times are in the Tbilisi time zone, UTC+4. The meeting should still take thirty minutes. I've attached the updated agenda. Please let me know which time works better for you, and I will update the calendar invitation. Thank you for your flexibility. Kind regards, Anna

Oggetto: Richiesta di spostamento della riunione di aggiornamento sul progetto Buongiorno Daniel, Potremmo spostare la riunione di aggiornamento sul progetto dalle 10 alle 14 del 18 novembre? Devo partecipare a una chiamata con un cliente all'orario inizialmente previsto. Se le 14 non ti vanno bene, sono disponibile anche alle 16. Entrambi gli orari sono nel fuso di Tbilisi, UTC+4. La riunione dovrebbe durare sempre trenta minuti. Ho allegato l'ordine del giorno aggiornato. Fammi sapere quale orario ti va meglio e modificherò l'invito nel calendario. Grazie per la flessibilità. Cordiali saluti, AnnaMove a meeting significa spostare una riunione; original time l'orario iniziale. Original qui non significa quindi «insolito». La mittente modificherà l'invito dopo l'accordo, non prima della risposta del collega.

Modello di richiesta a un fornitore

Situazione: un primo contatto con un fornitore. Il messaggio precisa la quantità, pone domande su prezzo e consegna, fissa una scadenza per rispondere e ne spiega il motivo. È uno scambio professionale, non un esercizio d'esame.

Subject: Request for a quotation: 20 desk lamps Dear Ms Patel, I am writing to request a quotation for twenty desk lamps from your Office range. We are preparing a new workspace and would like to compare the available options. Could you confirm the unit price and whether delivery to our Tbilisi office is included? Please also let us know the estimated delivery time and the length of the warranty. If possible, please send the quotation by 12 November. We plan to choose a supplier the following week. Thank you for your assistance. I look forward to hearing from you. Kind regards, Anna Morozova Office Coordinator

Oggetto: Richiesta di preventivo: 20 lampade da scrivania Gentile signora Patel, Le scrivo per richiedere un preventivo per venti lampade da scrivania della vostra linea Office. Stiamo allestendo un nuovo spazio di lavoro e desideriamo confrontare le opzioni disponibili. Potrebbe confermare il prezzo unitario e precisare se è compresa la consegna al nostro ufficio di Tbilisi? Le chiediamo anche di indicare i tempi di consegna stimati e la durata della garanzia. Se possibile, ci invii il preventivo entro il 12 novembre. Prevediamo di scegliere un fornitore la settimana successiva. Grazie per l'aiuto. Resto in attesa di un suo riscontro. Cordiali saluti, Anna Morozova Coordinatrice d'ufficioQuotation qui indica un preventivo, non una citazione; unit price significa prezzo unitario. Il saluto e la chiarezza della richiesta creano la cortesia: non servono lunghe formule introduttive.

Errori comuni nelle email

Prima dell'invio controlla nome del destinatario, oggetto, file e passo successivo atteso. Se chiedi una risposta entro un'ora precisa, assicurati che data e fuso orario siano inequivocabili. Un'email può contenere più domande, ma ognuna deve essere facile da individuare e capire.

Le espressioni per collegare le idee sono raccolte in un altro articolo. Collocazioni come make a decision e meet a deadline ti aiuteranno a scrivere i tuoi messaggi.

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