Den Grad der Förmlichkeit wählen
| Freundschaftliche Variante | Beruflich-neutrale Variante | Bedeutung |
|---|---|---|
| Hi Nina, | Dear Ms Patel, | Gruß an eine Freundin / Anrede an eine externe Kontaktperson. |
| Can you send me the photos? | Could you send me the updated schedule, please? | Kannst du mir die Fotos schicken? / Könnten Sie mir den aktualisierten Zeitplan schicken? |
| Thanks for getting back to me! | Thank you for your reply. | Danke, dass du dich gemeldet hast! / Vielen Dank für Ihre Antwort. |
| See you soon, | Kind regards, | Bis bald / Freundliche Grüße. |
Eine berufliche E-Mail muss nicht sehr förmlich sein. Die Wahl hängt vom Verhältnis zum Empfänger, dem Ziel und den Gepflogenheiten der Organisation ab. Für einen ersten externen Kontakt passt ein höflicher, neutraler Ton: klares Anliegen, genaue Bitte und schlichter Abschluss.
In persönlichen Nachrichten sind Kurzformen wie I am → I'm, ein freundlicher Gruß und Fragen nach der anderen Person natürlich. Auch unter vertrauten Kollegen sind Kurzformen möglich. Für offizielle Nachrichten kannst du vollständige Formen und förmlichere Wendungen wählen.
Anrede und erste Zeile
Nach der Anrede steht gewöhnlich ein Komma; der Nachrichtentext beginnt in einer neuen Zeile. Anders als nach einer deutschen Anrede wird der Satzanfang im Englischen großgeschrieben. Dear übersetzt du je nach Zusammenhang: beruflich entspricht es oft „Sehr geehrte/r“, nicht unbedingt „Liebe/r“. Auf Mr, Ms und Dr folgt der Nachname. Kennst du die passende Anrede nicht, kannst du den vollständigen Namen verwenden.
Kennst du den Namen nicht, kannst du das Team oder die Abteilung anschreiben, ohne Geschlecht oder Familienstand anzunehmen. Dear Sir or Madam passt zum traditionellen förmlichen Schriftverkehr. Ist die zuständige Abteilung bekannt, kannst du sie direkt nennen.
| Anrede | Übersetzung | Empfänger |
|---|---|---|
| Hi Nina, | Hallo Nina, | Eine Freundin oder Kollegin in einem freundschaftlichen Austausch. |
| Hello Daniel, | Hallo Daniel, | Eine bekannte Person; der Ton hängt von eurem Verhältnis ab. |
| Dear Ms Patel, | Sehr geehrte Frau Patel, | Eine externe Empfängerin mit bekanntem Namen und passender Anrede. |
| Dear Alex Morgan, | Guten Tag Alex Morgan, | Eine Person, deren vollständigen Namen, aber nicht die passende Anrede du kennst. |
| Dear Customer Support Team, | Liebes Kundendienstteam, | Das Supportteam statt einer bestimmten Person. |
| Dear Sir or Madam, | Sehr geehrte Damen und Herren, | Traditionelle förmliche Anrede bei unbekanntem Empfänger. |
Das Anliegen der Nachricht nennen
Nenne im Betreff das Thema: Meeting time for 18 November („Besprechungszeit am 18. November“) oder Question about order 814 („Frage zu Bestellung 814“). Mache im ersten inhaltlichen Satz dein Anliegen deutlich: einen Termin vereinbaren, Informationen erfragen, etwas bestätigen oder danken.
| Satz | Übersetzung und Zusammenhang |
|---|---|
| I'm writing to ask about your delivery options. | Ich schreibe Ihnen, um mich nach Ihren Liefermöglichkeiten zu erkundigen. Neutraler Einstieg in eine Anfrage. |
| I am contacting you regarding order 814. | Ich kontaktiere Sie bezüglich Bestellung 814. Eine förmlichere Formulierung. |
| Thank you for sending the revised estimate. | Vielen Dank für den aktualisierten Kostenvoranschlag. Antwort auf den Eingang eines Dokuments. |
| Following our call, I'm sending the details below. | Im Anschluss an unser Telefonat schicke ich Ihnen unten die Einzelheiten. Um einen Austausch fortzusetzen. |
| It was lovely to hear from you. | Es war schön, von dir zu hören. Persönliche Korrespondenz. |
| I'm writing to see if you're free next weekend. | Ich schreibe dir, um zu fragen, ob du nächstes Wochenende Zeit hast. Freundschaftliche Einladung. |
Eine Bitte formulieren und einen Termin vereinbaren
Sage genau, was du erhalten möchtest und bis wann. Could you...? macht eine Bitte höflich, ersetzt aber keine fehlenden Angaben. Nenne bei internationalen Terminen die Zeitzone und schreibe den Monat aus: 05/06 lässt sich unterschiedlich deuten.
| Satz | Übersetzung | Präzisierung |
|---|---|---|
| Could you send me the revised contract, please? | Könnten Sie mir bitte den überarbeiteten Vertrag schicken? | Nenne die gewünschte Dokumentversion. |
| Would you be able to confirm the delivery date? | Könnten Sie den Liefertermin bestätigen? | Eine höfliche Frage, ob die Bitte erfüllt werden kann. |
| Could you let me know whether the price includes delivery? | Könnten Sie mir mitteilen, ob die Lieferung im Preis enthalten ist? | Nach whether steht erst das Subjekt, dann das Verb: the price includes. Die deutsche Verbendstellung nach „ob“ wird nicht übernommen. |
| Would 10 a.m. on 18 November work for you? | Würde Ihnen der 18. November um 10 Uhr passen? | Ergänze bei Empfängern in anderen Ländern die Zeitzone. |
| Please let me know which time suits you best. | Bitte teilen Sie mir mit, welche Uhrzeit Ihnen am besten passt. | Nachdem du mehrere Zeitfenster angeboten hast. |
| Could you reply by noon on Thursday? | Könnten Sie bis Donnerstagmittag antworten? | By bezeichnet eine Frist. |
| Are you free for dinner on Saturday? | Hast du am Samstag Zeit zum Abendessen? | Eine freundschaftliche Einladung. |
Antworten, Dateien anhängen, sich entschuldigen und nachfassen
Kannst du eine Bitte nicht erfüllen, erkläre die Einschränkung und schlage eine mögliche Lösung vor. Eine Nachfrage hilft mehr, wenn sie an das Anliegen erinnert und eine klare neue Frist nennt, statt bloß „Ich warte auf Ihre Antwort“ zu sagen. Prüfe vor dem Versand, ob die angekündigte Datei wirklich angehängt ist.
| Satz | Übersetzung | Gebrauch |
|---|---|---|
| Thank you for confirming the time. | Danke für die Bestätigung der Uhrzeit. | Als Antwort auf eine Terminvereinbarung. |
| Tuesday at 2 p.m. works well for me. | Dienstag um 14 Uhr passt mir gut. | Neutrale Bestätigung. |
| I've attached the updated agenda. | Ich habe die aktualisierte Tagesordnung angehängt. | Direkte Ankündigung eines Anhangs. |
| You'll find the signed form attached. | Im Anhang finden Sie das unterschriebene Formular. | Um eine bestimmte Datei anzukündigen. |
| I'm sorry for the delay in replying. | Entschuldigen Sie bitte meine verspätete Antwort. | Entschuldigung vor der eigentlichen Antwort. |
| I'm unable to join on Monday, but I am available on Wednesday. | Ich kann am Montag nicht teilnehmen, habe aber am Mittwoch Zeit. | Eine Absage mit Alternative. |
| I'm following up on my email about the invoice. | Ich komme auf meine E-Mail zur Rechnung zurück. | Neutrale Nachfrage zu einem bestimmten Punkt. |
| Could you send your comments by 3 p.m. tomorrow so that we can finalise the document? | Könnten Sie Ihre Anmerkungen bis morgen um 15 Uhr schicken, damit wir das Dokument abschließen können? | Frist und Grund der Bitte. |
Eine E-Mail abschließen
Nenne im letzten Absatz die erwartete Antwort oder den nächsten Schritt. Nach der englischen Grußformel steht ein Komma, die Unterschrift folgt in einer neuen Zeile. Im Deutschen steht nach „Freundliche Grüße“ dagegen kein Komma. Kind regards ist ein üblicher neutraler beruflicher Abschluss. See you soon passt in persönlichen Nachrichten, wenn ihr euch tatsächlich bald wiederseht.
Im traditionellen britischen Geschäftsbrief steht Yours sincerely bei namentlicher Anrede und Yours faithfully nach Dear Sir or Madam. Dieses Format ist nicht für alle beruflichen E-Mails verbindlich. Im Arbeitsalltag entscheiden oft die Gepflogenheiten des Unternehmens.
| Satz | Übersetzung | Ton |
|---|---|---|
| Please let me know if you need any further details. | Bitte geben Sie Bescheid, falls Sie weitere Einzelheiten benötigen. | Beruflich-neutral. |
| I look forward to hearing from you. | Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. | Höflicher beruflicher Abschluss. |
| Thank you for your help. | Danke für Ihre Hilfe. | Für persönliche und berufliche Nachrichten geeignet. |
| Kind regards, | Freundliche Grüße | Beruflich-neutral. |
| Best wishes, | Herzliche Grüße | Freundlich, ohne ausgeprägte Förmlichkeit. |
| See you soon, | Bis bald | Persönlich und informell. |
Muster einer persönlichen E-Mail an eine Freundin
Situation: eine Einladung nach Hause mit konkretem Plan und einer Frage zu Essgewohnheiten. Kurzformen und die kurze Bitte Can you...? passen zum Verhältnis der beiden Personen.
- Subject: Dinner at my place on Saturday Hi Nina, Thanks for your message. I'm glad your new job is going well. Would you like to come over for dinner on Saturday? I'm planning to make vegetable curry, but let me know if there's anything you don't eat. You can come any time after six. We could take a short walk before dinner if the weather is good. Can you let me know by Thursday? I need to do the shopping on Friday. See you soon, Anna
- Betreff: Abendessen bei mir am Samstag Hallo Nina, danke für deine Nachricht. Schön, dass dein neuer Job gut läuft. Hättest du Lust, am Samstag zum Abendessen zu mir zu kommen? Ich möchte ein Gemüsecurry machen, aber sag mir, falls du etwas nicht isst. Du kannst ab 18 Uhr kommen. Bei gutem Wetter könnten wir vor dem Essen einen kurzen Spaziergang machen. Kannst du mir bis Donnerstag Bescheid geben? Ich muss am Freitag einkaufen. Bis bald AnnaCome over bedeutet, jemanden zu Hause zu besuchen; let me know heißt „Sag mir Bescheid“. Die Nachricht enthält Anlass, Einladung, praktische Details und die Bitte um Antwort bis zu einem bestimmten Tag. Die Empfängerin weiß daher, was als Nächstes zu tun ist.
Muster einer beruflichen E-Mail an einen Kollegen
Situation: Eine bereits vereinbarte Besprechung wird verschoben. Der Grund wird kurz genannt, zwei neue Uhrzeiten und die Zeitzone werden angegeben. Der beruflich-neutrale Ton passt zu einem bekannten Kollegen.
- Subject: Request to move our project review Hello Daniel, Could we move our project review from 10 a.m. to 2 p.m. on 18 November? I need to join a customer call at the original time. If 2 p.m. is not convenient, I am also available at 4 p.m. Both times are in the Tbilisi time zone, UTC+4. The meeting should still take thirty minutes. I've attached the updated agenda. Please let me know which time works better for you, and I will update the calendar invitation. Thank you for your flexibility. Kind regards, Anna
- Betreff: Bitte um Verschiebung der Projektbesprechung Hallo Daniel, könnten wir unsere Projektbesprechung am 18. November von 10 auf 14 Uhr verschieben? Zur ursprünglich vereinbarten Zeit muss ich an einem Kundentelefonat teilnehmen. Falls dir 14 Uhr nicht passt, habe ich auch um 16 Uhr Zeit. Beide Angaben beziehen sich auf die Zeit in Tiflis, UTC+4. Die Besprechung soll weiterhin dreißig Minuten dauern. Ich habe die aktualisierte Tagesordnung angehängt. Sag mir bitte, welche Uhrzeit dir besser passt. Dann ändere ich die Kalendereinladung. Danke für deine Flexibilität. Freundliche Grüße AnnaMove a meeting bedeutet, eine Besprechung zu verschieben; original time die ursprüngliche Uhrzeit. Original heißt hier also nicht „ungewöhnlich“. Die Absenderin ändert die Einladung erst nach der Einigung, nicht vor der Antwort des Kollegen.
Muster einer Anfrage an einen Lieferanten
Situation: ein erster Lieferantenkontakt. Die Nachricht nennt die Menge, fragt nach Preis und Lieferung und setzt eine begründete Antwortfrist. Das ist berufliche Korrespondenz, keine Prüfungsaufgabe.
- Subject: Request for a quotation: 20 desk lamps Dear Ms Patel, I am writing to request a quotation for twenty desk lamps from your Office range. We are preparing a new workspace and would like to compare the available options. Could you confirm the unit price and whether delivery to our Tbilisi office is included? Please also let us know the estimated delivery time and the length of the warranty. If possible, please send the quotation by 12 November. We plan to choose a supplier the following week. Thank you for your assistance. I look forward to hearing from you. Kind regards, Anna Morozova Office Coordinator
- Betreff: Angebotsanfrage: 20 Schreibtischlampen Sehr geehrte Frau Patel, ich bitte um ein Angebot für zwanzig Schreibtischlampen Ihrer Office-Serie. Wir richten einen neuen Arbeitsbereich ein und möchten die verfügbaren Möglichkeiten vergleichen. Könnten Sie den Stückpreis bestätigen und angeben, ob die Lieferung an unser Büro in Tiflis enthalten ist? Bitte nennen Sie auch die voraussichtliche Lieferzeit und die Garantiedauer. Schicken Sie uns das Angebot nach Möglichkeit bis zum 12. November. Wir möchten in der folgenden Woche einen Lieferanten auswählen. Vielen Dank für Ihre Hilfe. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Freundliche Grüße Anna Morozova BürokoordinatorinQuotation bedeutet hier Kostenvoranschlag, nicht Zitat; unit price heißt Stückpreis. Anrede und klare Bitte schaffen Höflichkeit. Lange Einleitungsfloskeln sind nicht nötig.
Häufige Fehler in E-Mails
Prüfe vor dem Versand Empfängername, Betreff, Datei und erwarteten nächsten Schritt. Sind Antworten bis zu einer genauen Uhrzeit nötig, müssen Datum und Zeitzone eindeutig sein. Eine E-Mail darf mehrere Fragen enthalten, aber jede sollte leicht zu finden und zu verstehen sein.
Wendungen zum Verbinden von Gedanken findest du in einem weiteren Artikel. Wortverbindungen wie make a decision und meet a deadline helfen dir beim Schreiben eigener Nachrichten.
Zum Weiterüben kannst du den Englischkurs von Luveng nutzen. Die Schaltfläche dieser Seite öffnet die Satzübungen. Die Übungen erfordern ein Konto und Premium; berechtigten Konten steht einmalig eine dreitägige Testphase zur Verfügung. Öffentliche Artikel und Quiz bleiben kostenlos. Passe in deinen E-Mails Namen, Daten, Dokumente und Zusagen genau an deine Situation an.
| Ungünstige Formulierung | Bessere Formulierung | Begründung |
|---|---|---|
| I look forward to hear from you. | I look forward to hearing from you. | Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Nach to braucht diese Konstruktion die -ing-Form. |
| Could you send to me the file? | Could you send me the file? | Könnten Sie mir die Datei schicken? Auch send the file to me ist möglich. |
| Please explain me the problem. | Please explain the problem to me. | Bitte erklären Sie mir das Problem. Im Englischen steht explain something to someone, mit to vor der Person. |
| Could you tell me when does the meeting start? | Could you tell me when the meeting starts? | Könnten Sie mir sagen, wann die Besprechung beginnt? In der indirekten Frage bleibt die Folge Subjekt–Verb ohne does erhalten. |
| I am agree with the proposed date. | I agree with the proposed date. | Ich bin mit dem vorgeschlagenen Termin einverstanden. Anders als in deutschem „einverstanden sein“ ist agree selbst ein Verb: Du ergänzt kein am. |
| Please answer until Friday. | Please reply by Friday. | Bitte antworten Sie bis Freitag. By setzt eine Frist; until beschreibt eine Handlung oder einen Zustand, der bis zu einem Zeitpunkt andauert. |
| Dear Mr Daniel, | Dear Mr Brown, / Dear Daniel, | Verwende mit Mr den Nachnamen. Vor dem Vornamen allein steht kein Mr. |
| Send the file ASAP. | Could you send the file by 2 p.m. today, please? | Könnten Sie die Datei bitte bis heute um 14 Uhr schicken? Eine konkrete Frist ist klarer als ASAP. Eine Anweisung ohne höfliche Formulierung kann schroff wirken. |